局政府采购内部控制管理制度

（一）岗位责任与授权批准制度

1、 采购岗位责任制度

第 1 章 总则

第 1 条 目的

为明确采购业务管理的相关部门和岗位的职责权限， 确保办理采购业务的不相容岗位相互分离、 制约和监督， 特制定本制度。

第 2 条 采购业务的不相容岗位至少应当包括以下五个方面。

1． 请购与审批。

2． 供应商的选择与审批。

3． 采购合同的拟订、 审核与审批。

4． 采购、 验收与相关记录。

5． 付款的申请、 审批与执行。

第 2 章 采购业务管理岗位责任

第 3 条 校长岗位责任

1． 审批采购部门的各项规章制度。

2． 审批年度采购预算和采购计划。

3． 审议批准合格供应商名单。

4． 审批预算及计划外采购项目。

5． 审批采购订单和重要采购合同。

第 4 条 财务负责人岗位责任

1． 审核采购规章制度。

2． 审核年度采购预算和采购计划。

3． 审核预算及计划外采购项目。

4． 根据权限审批采购订单和采购合同。

第 5 条 采购员岗位责任

1． 进行市场调查， 填写询价比价单。

2． 负责起草采购合同和编制采购订单。

3． 提出采购付款申请。

4． 实施采购， 办理退换货事宜。

5． 建立、 更新与维护供应商档案。

6． 参与对供应商质量、 交货情况等的评价工作。

第 6 条 出纳岗位责任

根据采购凭证和原始票据，支付货款。

第 3 章 附则

第 7 条 本制度由财务室解释。

第 8条 本制度自 2017 年 7 月 1 日起开始实施。采购业务程序

第 5 条 请购

根据采购预算、 实际需要等提出采购申请， 经校长签字后，及时向采购部门提出采购申请。

第 6 条 审批

根据规定的职责权限和程序对采购申请进行审核审批。

1． 采购预算内采购金额在 5000 元以内的， 各单位自行采购；采购金额在 5000 以上元的， 主管局长审核， 报请局党委审批。

2． 超预算或预算外采购项目均由局党委审批。

3． 对不符合规定的采购申请， 审批人应当要求请购人员调整采购内容或拒绝批准。

第 7 条 付款

1． 财务室具体审核采购的各种单据和凭证是否齐备， 内容是否真实，手续是否齐全，计算是否正确。

2． 应付账款超过 5000元的由主管局的主管局长审批。

3． 审核无误后交出纳办理货款支付， 联系供应商。

第 3 章 采购账务处理

第 8 条 财务部在采购单据齐全的情况下， 按照《会计核算规定》及时、准确地编制记账凭证。

第 9 条 将采购单、 专用发票附在记账凭证的后面。 如凭证资料较多，也可另外装订成册，注明索引号后存档。

第 10 条 每月 应根据记账凭证准确、 及时地登记分类明细账。

第 4 章 附则

第 11 条 本制度由财务室负责解释。

第 12 条 本制度自 2017 年 7 月 1 日起开始实施。

（二）请购与审批管控办法

1、 采购申请管理办法

第 1 章 总则

第 1 条 为明确采购的申请与审批规范，特制定本办法。

第 2 条 系统内所有部门的请购， 除另有规定外， 均依本办法的规定处理。

第 3 条 责权单位

1． 办公室负责所需物品的采购工作。

2． 财务室负责采购物品的货款支付工作。

第 2 章 请购审批规定

第 4 条 临时性商品的请购

1． 临时性商品的采购申请由使用部门直接提出。

2． 使用部门需要在“请购单” 上对采购商品做出描述， 解释其目的和用途。

3．“请购单” 需由使用部门负责人审批同意， 并经校长签字后，办公室方可办理采购手续。

第 5 条 经常性服务项目的请购

1． 经常性服务项目指的是由同一服务机构或企业所提供的某些经常性服务项目，如公用事业、期刊杂志等服务项目。

2． 使用部门最初需要这些服务时， 提出“请购单”， 由校长进行审核、审批。

第 3 章 请购单规定

第 6 条 “请购单”的开列和递送

1．“请购单”的开列

请购经办人员应依库存量管理基准、 用料预算， 参照库存情况开立“请购单”。 请购单经使用部门负责人审核后， 校长签字批准，并根据内部管理要求编号，送局办公室。

2． 需用日期相同且属同一供应商提供的统购材料， 请购部门应依请购单附表，以“一单多品”的方式提出请购。

3． 紧急请购时， 由请购部门在“请购单” 中注明原因， 并注明“紧急采购”。

第 7 条 免开“请购单”部分

1． 总务性用品免开“请购单”， 并可以“总务用品申请单”委托办公室办理采购。总务用品分类如下。

（1） 招待用品如矿泉水和香烟等。

（2） 书报、 文具等。

（3） 打字、 刻印、 账票等。

2． 零星采购及小额零星采购材料项目。

第 4 章 附则

第 8 条 本办法由财务室负责解释。

第 9 条 本办法自颁布之日起执行。

2、 采购预算管理办法

第 1 条 目的

为了避免盲目采购， 从总体上统筹使用资金， 提高资金的使用效率，确保采购合理，特制定本办法。

第 2条 编制采购预算

编制采购预算是指根据经营目标确定采购预算项目、 建立预算标准， 采用一定的编制方法和程序， 将未来一定时期内应达到的具体采购目标以数量和货币的形式表现出来。

第 3 条 执行采购预算

1． 将审批的各项采购预算指标及时地下达给相关责任部门及人员。

2． 对预算执行过程进行监控。

第 4 条 分析和调整采购预算差异

1． 在预算执行过程中， 学校要根据业务统计和财务部门核算的实际数据， 即预算的实际执行结果与预算数进行比较， 编制预决算分析报告。

2． 如果有差异， 要分析差异产生的原因和责任归属， 制定控制差异或调整预算的具体措施。

第 5 条 采购预算资金控制

1． 在采购预算资金控制中， 必须对采购预算资金实行限额审批制度。

2． 部门负责人只能在自己的限额内进行审批， 限额以上的采购申请应按请购审批制度办理请购， 严格控制无预算的资金支出。

3． 对于预算内采购项目， 请购部门应严格按照预算执行进度办理请购手续。

第 6条 财务室负责本办法的制定、 修改、 废止的起草工作，内部控制领导小组负责本办法的制定、 修改、 废止的审批工作。

（三）采购与验收管控规范

采购管理制度

第 1 章 总则

第 1 条 目的

为规范采购管理工作， 明确采购方式、 采购数量、 采购订单、供应商选择等各项规定， 确保采购过程透明化以及所购商品数量和质量符合要求，特制定本制度。

第 2 条 要求

1﹒ 采购对象要求

采购前须对供应商的商品质量、 性能、 报价、 交货期限、 售后服务等做出评价，以供选择时参考。

2． 价格质量要求

以合理价格购取较高质量的商品。

3． 采购期限要求

按照使用部门的需要日期及需要数量， 联络供应商即时供应。

第 2 章 采购方式的选择

第 3 条 办公室应根据商品使用状况、 用量、 采购频率、 市场供需状况、 交易习惯及价格稳定性等因素， 选择最有利的采购方式办理采购业务。

第 4 条 采购方式的类型

1． 合同订购方式

（1） 学校与供应商通过谈判就采购商品的质量、 数量、 价格水平、 运输条件、 结算方式等项内容达成一致， 并且以采购合同的形式确定下来。 供应商按采购合同提供商品并取得货款， 购货方按合同验收商品并支付款项。

（2） 合同订购方式适用于经常使用且生产过程中不可或缺的或经常使用且市场价格稳定的商品。

2． 订单采购方式

（1） 办公室根据批准的请购单签发订购单， 订购单上注明求购商品或劳务的具体项目、 价格、 数量、 交货时间等， 送交供应商并表明购买意愿； 订单在提交给供应商之前还应由财务部检查订单的合理性。

（2） 订单采购方式适用于一般商品。

3． 特约厂商采购

对于用量、 费用不太高的单项商品， 可简化采购作业， 由财务室和采购中心选定特约厂商， 介绍使用部门直接向该厂洽购。但在付款前应送校长审核，不高于市价时予以付款。

4． 直接采购方式

（1） 不适用前述采购方式的采购者可按此方式采购。

（2） 办公室按请购部门提出的请购单， 逐笔询价、 议价，并在了解交易条件后订购。

5． 紧急采购

指因紧急情况， 需要以最快的速度使采购商品到位。 紧急采购方式一般只有在临时性、突发性需要时方可采用。

第 3 章 采购期限的控制

第 5 条 办公室应按照请购部门提出的“需要日期” 办理采购。

第 6 条 采购期限包括请购单的报送审批时间、 订单处理时间、供应商备货时间、运货时间、验收时间等。

第 4 章 供应商的选择

第 7 条 各项商品的供应商至少应有三家（独家供应或总代理等特殊情况下除外）， 各家背景及交易资料应记载于“供应商信息表” 存档备用。 对于未达标准的商品， 办公室应建议采购中心开发新供应商，或报送主管部门拟订开发计划。

第 8 条 对于交货质量不良、 无法按期交货或停止营业的供应商应予撤销设定。

第 5 章 询价议价规定

第 9 条 收件人员收到“请购单” 或“外购单” 时， 转采购经办人员办理询价业务。

第 6 章 采购业务进度控制

第 10 条 采购经办人员对于每一个采购项目均应根据需要确定采购业务进度。

第 11 条 预定采购业务进度应能配合请购项目的缓急， 且各业务进度须在预定日期前完成。

第 12 条 对于未能在预定日期前完成的采购项目， 采购经办人员应会同请购部门研究处理对策。

第 8 章 附则

第 13 条 本制度由财务室解释。

第 14 条 本制度自 2017 年 7 月 1 日起开始实施。

（四）采购付款管控制度

预付账款及定金审批制度

第 1 条 目的

为加强预付账款及定金的使用并得到及时、 准确的反映， 减少供货商对资金的占压， 使资金得到合理运用， 特制定本制度。

第 2 条 适用范围

本制度适用于学校采购业务。

第 3 条 预付账款是指按照购货合同或者劳务合同规定， 预先支付给供货方或者劳务方的账款。 在会计核算上一律通过“应付账款”借方进行核算。

第 4 条 定金是指为保证合同履行， 预先向供应方交纳一定数额的钱款。

第 5 条 预付账款的使用范围

1． 合同中明确约定以“先款后货” 方式结算的， 可按协议约定支付货款。

2． 合同中规定超额度进货需先款后货的。

第 6 条 预付款及定金审批规定

1． 以预付款形式采购且采购金额在 5 000 元以内的采购订单， 需经报教育局主管局长审批； 采购金额在 5 000 元（含） 以上的采购订单，需经局长审批。

2． 定金数额在 5000 元以内的， 校长室审批即可； 5 000 元及以上的，报教育局主管局长审批。